Portal INOVDA

Dalam upaya memberikan pelayanan dalam bidang kepegawaian secara efektif dan efisien diperlukan sarana penyimpanan dokumen pegawai secara elektronik. Penyimpanan arsip pegawai secara elektronik merupakan salah satu bentuk pengelolaan arsip/dokumen pegawai yang penting karena dokumen kepegawaian merupakan salah satu dokumen penting yang memiliki nilai guna dan jangka waktu penggunaannya selama pegawai yang bersangkutan masih aktif. 

Penyusunan dan pengelolaan arsip kepegawaian ini akan sangat penting dimana arsip kepegawaian dalam bentuk image dokumen ini sangat diperlukan dalam proses usulan pelayanan kepegawaian secara online dan membantu memudahkan ASN agar dapat mengakses arsip kepegawaiannya secara mandiri dengan mudah dan cepat.

Permasalahan yang terjadi saat ini adalah bahwa masih kurang nya pengelolaan arsip kepegawian ASN secara elektronik dalam bentuk image dokumen hal ini di sebabkan karena :

a.       Minimnya motivasi pegawai untuk mengumpulkan data pengawainya

b.       kurangnya  digitalisasi data pegawai

c.       Tidak Ada tempat khusus untuk arsip pegawai

d.       Belum optimalnya Update Data Pegawai

Subbag. Umum dan Kepegawaian sebagai bagian yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip/dokumen pegawai ASN pada lingkup SKPD khususnya Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Kabupaten Balangan perlu melakukan upaya perbaikan untuk mengelola arsip/dokumen pegawai yang sebelumnya hanya disimpan secara konvensional (bentuk fisik) disesuaikan dengan perkembangan jaman dengan menggunakan media penyimpanan elektronik. Salah satu media penyimpanan saat ini adalah melalui google drive.

Google drive adalah salah satu layanan dari google yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara online berbasis internet. Layanan google drive bisa di akses dari web atau dari komputer serta dari aplikasi yang tersedia dalam smartphone. Hal ini dapat diyakini akan memudahkan ASN untuk mengakses arsip/dokumen kepegawaiannya secara mandiri sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan dokumen kepegawaian ASN Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Kabupaten Balangan.

Bagi organisasi

a.       ASN dapat mengakses arsip/dokumen kepegawaiannya secara mandiri pada google drive sehingga pelayanan arsip kepegawaian menjadi mudah efektif dan efisien;

b.       Dapat di fungsikan sebagai backup arsip kepegawaian ASN dalam bentuk image document secara online apabila arsip fisik (konvensional) nya atau sarana penyimpanannya (komputer) hilang.

c.       Menghemat tempat dan peralatan penyimpanan karena tidak membutuhkan ruangan untuk menyimpan berkas.

d.       Bisa diakses dimana saja karena dengan media penyimpanan online ASN melalui google drive dapat mengakses arsip kepegawaian dengan bantuan koneksi internet.

e.       Resiko rusaknya arsip kepegawaian karena kondisi dan waktu lama  dapat diminimalisir karena tersimpan secara online pada aplikasi google drive.

      Bagi Stakeholder

a.       Dapat memudahkan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah (BKPPD) Kab.Balangan untuk memproses layanan kepegawaian secara online pada sistem aplikasi pelayanan kepegawaian karena setiap ASN sudah memiliki arsip kepegawaian dalam bentuk image document.

b.       Memudahkan Dinas Kearsipan dalam mengelola arsip kepegawaian ASN sebagai arsip dinamis dalam bentuk arsip elekronik.