Portal INOVDA

Surat menyurat merupakan operasional kegiatan rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam satuan organisasi. Proses surat menyurat terkait aspek legal dan umumnya tertuang ddalam dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat nota atau memo dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan upaya yang juga semakin besar. Makin besar organisasi tersebut akan menyebabkan alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin lama pula.

1.    Lambatnya proses disposisi surat

2.    Pengendalian surat menyurat yang rumit

3.    Lamanya pencarian berkas surat masuk dan surat keluar

4.    Jara Jarak/ Mengurangi kontak langsung dengan atasan atau teman selama pandemi Covid-19.

1.    Tahap persiapan

a.    Melaksanakan konsultasi dengan atasan langsung

2.    Tahap Pelaksanaan

a.    Melaksanakan Rapat Koordinasi Bersama Tim IT Rumah Sakit Balangan tentang Pembuatan Aplikasi SIMS

b.    Melaksanakan Koordinasi Pembuatan Hosting dan Domain Website SIMS dengan bagian DISKOMINFO Kabupaten Balangan

c.    Uji Coba Aplikasi Sistem Informasi manajemen Surat (SIMS)

d.    Membuat SOP Penggunaan Aplikasi SIMS

e.    Melaksanakan sosialisasi Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Surat (SIMS)

f.     Penerapan Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Surat (SIMS)

Tahapan Evaluasi

1.      Untuk Organisasi

a.        Pengarsipan surat secara elektronik

b.        Menghemat tempat, waktu dan biaya

c.        Disposisi dimanapun dan kapanpun

d.        Mempercepat pencarian dokumen

e.        Koordinasi semakin mudah

f.         Memudahkan tracking disposisi

2.      Untuk Stakeholder

a.         Mempermudah proses disposisi surat.

b.         Mempercepat pelaksanaan kegiatan

c.         Mempermudah inventarisasi surat.

d.         Penomoran surat keluar kapanpun dan dimanapun

3.      Bagi Masyarakat

Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Surat untuk keluhan masyarakat dalam bentuk surat bisa segera tersampaikan dan terdisposisi kapanpun dan dimanapun