Portal INOVDA

RANCANG BANGUN INOVASI

DASAR HUKUM

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah mengamanatkan Pemerintah Daerah dapat melakukan inovasi untuk peningkatan kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah. Inovasi daerah berdasarkan Peraturan Bupati Balangan nomor 24 tahun 2018 tentang Pedoman Tata Kearsipan (Berita Daerah Kabupaten Balangan Tahun 2018 Nomor 24 ); Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2017 menjabarkan bahwa inovasi adalah semua bentuk pembaharuan dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah dan penilaian terhadap penerapan hasil inovasi daerah untuk memberikan penghargaan dan/atau insentif kepada Pemerintah Daerah. Peraturan Pemerintah ini membuka kesempatan bagi daerah untuk berkreasi dan menciptakan terobosan baru (inovasi). Penilaian inovasi daerah ini merupakan proses penilaian terhadap semua bentuk inovasi daerah menggunakan indikator indeks inovasi daerah sehingga tujuan inovasi daerah seperti yang tertuang dalam Peraturan Bupati Balangan Nomor 40 Tahun 2021 untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah dan desa melalui peningkatan pelayanan publik, pemberdayaan dan peran serta masyarakat dan peningkatan daya saing daerah.

Dalam setiap aktivitas perkantoran akan selalu berkaitan erat dengan aktivitas surat menyurat. Surat menyurat merupakan kebutuhan wajib bagi suatu instansi atau perkantoran. Hal ini juga berlaku dalam aktivitas pemerintahan di Kabupaten Balangan. Tata kelola atau birokrasi pemerintahan yang baik akan sangat tergantung dengan sistem administrasi perkantoran yang dibangun. Aktivitas pengelolaan surat menyurat merupakan bagian dari sistem administrasi perkantoran.

PERMASALAHAN

Pengelolaan surat menyurat tidak hanya terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar, tetapi juga termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat ke unit- unit pengolah dalam suatu Instansi. Tujuan dari pengelolaan surat adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara garis besar kegiatan dalam pengelolaan surat meliputi:

a)     menerima surat masuk;

b)     mensortir surat masuk;

c)     menetapkan dan menentukan arah surat;

d)     mengklasi kasi dan mengindeks surat;

e)     mencatat surat;

f)      mendistribusi surat; dan

g)     mengirimkan surat keluar.

Pengelolaan surat menyurat secara konvensional, yaitu yang selama ini diterapkan di Kecamatan Tebing Tinggi Kabupaten Balangan, kerapkali menimbulkan masalah dalam hal efektivitas dan efesiensi pelaksanaan pekerjaan. Salah satu masalah yang seringkali terjadi adalah tidak tertelusurnya surat masuk yang telah didisposisi ke bidang atau seksi tertentu. Hal ini menyebabkan arsip surat tersebut dapat tercecer dan tidak diketahui lagi keberadaannya pada beberapa waktu setelah  pelaksanaan suatu kegiatan.

Selain itu, beberapa permasalahan yang sering muncul dalam pengelolaan surat menyurat antara lain:

1)     Keterlambatan penyampaian surat yang mengakibatkan kelambatan dalam melaksanakan tindakan sesuai informasi yang dikandung di dalamnya;

2)     Lokasi surat tidak diketahui atau hilang;

3)     Kesalahan dalam pengarahan surat, dalam artian pendistribusian surat ke unit pengolah masing-masing.

4)     Kebocoran informasi. ; dan

5)     Keterbatasan anggaran dalam pengelolaan administrasi surat menyurat

Munculnya permasalahan tersebut pada umumnya disebabkan oleh berbagai hal yang saling berkaitan antara lain:

a)     Pengorganisasian surat dimana banyak terjadi di berbagai organisasi kegiatan pengurusan surat belum diorganisasikan secara benar.;

b)        Prosedur dan tata kerja tidak diatur secara efesien.; dan

c)     Secara kualitatif Sumber Daya Manusia di bidang kearsipan belum memadai untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan surat.

Pada umumnya tenaga yang tersedia tidak memiliki bekal di bidang kearsipan.

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi membuka peluang adanya intervensi dalam hal administrasi tata kelola/pengelolaan surat menyurat di Kecamatan Tebing Tinggi Kabupaten Balangan. Hal ini juga selaras dengan arahan pemerintah pusat terkait dengan penerapan konsep e-government. E-government adalah penggunaan teknologi informasi dan telekomunikasi untuk administrasi pemerintahan yang efesien dan efektif, serta memberikan pelayanan yang transparan dan memuaskan kepada masyarakat. Semua organisasi pemerintahan akan terpengaruh oleh perkembangan e-government ini.

ISU STRATEGIS

Dewasa ini pembangunan dihadapkan pada beberapa isu global yang cukup menantang. Struktur ekonomi global ditandai adanya pergeseran. Dari ekonomi berbasiskan sumberdaya alam dan modal, menjadi ekonomi berbasiskan pengetahuan. Sebagaimana dibenarkan oleh Peter F. Drucker, jika negara berkembang ingin memperoleh kemajuan dalam dunia modern, maka harus dapat mencapai masyarakat berbasis pengetahuan. Sumberdaya alam dan modal bukan lagi menjadi unsur utama daya saing, akan tetapi kualitas sumberdaya manusia (SDM) dan penguasaan iptek menjadi faktor penentu. Negara berkembang akan semakin tertinggal dari negara maju, jika tidak memiliki inisiatif melakukan upaya percepatan pembangunan berbasis iptek dan inovasi.

Komitmen dan kesadaran terhadap peran iptek dan inovasi dalam pembangunan telah tertuang sebagai salah satu landasan negara Indonesia. Di dalam Pembukaan UUD 1945. Kementerian Ristek dan Kementerian Dalam Negeri mengeluarkan Peraturan Bersama Menteri Negara Riset dan Teknologi Republik Indonesia, dan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 03 dan 36 Tahun 2012 Tentang Penguatan Sistem Inovasi Daerah. Regulasi tersebut mengamanatkan pemerintah daerah untuk membangun sistem yang mampu mendorong pengembangan dan pemanfaatan iptek untuk kemajuan daerah. Konsep tersebut tertuang dalam kerangka Sistem Inovasi Daerah (SIDa).

Di sisi lain, dalam ranah penyelenggaraan pemrintahan daerah yang berkualitas, Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah menegaskan bahwa salah satu kewajiban Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah adalah memajukan dan mengembangkan daya saing daerah, salah satunya perihal Iptek. Pemerintah daerah saat ini dituntut membangun kapasitas penyelenggaraan pemerintahan dan daya saing daerah. Inovasi di segala bidang merupakan jawaban terhadap hal tersebut, baik di bidang penyelenggaraan pemerintahan daerah, maupun peningkatan produk atau proses produksi di masyarakat.

Berkaitan hal tersebut Pemerintah Kabupaten Balangan telah berupaya membangun iklim yang kondusif bagi berkembangannya inovasi di berbagai sector melalui regulasi. Salah satunya adalah Peraturan Bupati Nomor 40 Tahun 2021 tentang Pelaksanaan Inovasi Daerah. Peraturan tentang inovasi ini dilatarbelakangi oleh pemikiran bahwa Pemerintah Daerah memiliki kewajiban dalam meningkatkan pelayanan public dan peningkatan kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, produktifitas, serta daya saing daerah. Semua unsur, baik Kepala Daerah, Anggota DPRD, ASN, Perangkat Daerah, BUMD, Masyarakat maupun Perguruan Tinggi memiliki kesempatan yang sama untuk mengajukan usulan inovasi dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah. Inovasi di dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah ini sebagai upaya menyikapi perkembangan global, serta kebutuhan masyarakat terhadap kinerja dan pelayanan publik yang baik.

METODE PEMBAHARUAN

Upaya Yang dilakukan Sebelum Inovasi

Sehubungan dengan banyaknya kendala yang ditimbulkan akibat tata kelola surat menyurat yang masih konvensional dan tuntutan adanya penerapan e-government di pemerintah daerah Kabupaten Balangan, maka Kecamatan Tebing Tinggi Kabupaten Balangan mencoba melakukan inisiasi terhadap pengembangan penyelenggaraan administrasi surat menyurat sehingga kedepannya diharapkan tata kelola surat di Kecamatan Tebing Tinggi dapat menjadi lebih efektif, efesien, optimal, aman dan terintegrasi.

Pengembangan penyelenggaraan administrasi surat menyurat yang diwujudkan dalam suatu sistem yang diberi nama TERSIRAT, yang merupakan singkatan dari Tertib Administrasi Surat. TERSIRAT merupakan sebuah sistem terpadu dalam rangka melakukan tertib secara    menyeluruh administasi surat, baik surat masuk ataupun surat keluar, yang terintegrasi terhadap seluruh tata kelola adminsitrasi (nomor surat, tanggal, tujuan surat, dan masih banyak lainnya).

Upaya Yang Dilakukan Setelah Inovasi

Perubahan yang dihasilkan/dicapai setelah berjalannya penggunaan inovasi Tersirat adalah:

1.           Pimpinan menjadi lebih mudah untuk memberikan disposisi dimanapun berada.

2.           Penjabat yang menerima disposisi mendapat kemudahan sehingga dapat langsung melakukan pekerjaan sesuai disposisi pimpinan.

3.           Pekerjaan pengadministrasian surat menjadi lebih efektif dan efesien.

KEUNGGULAN/KEBAHARUAN

Keunggulan atau kebaharuan dari Inovasi TERSIRAT adalah akan mempermudah proses penyampaian informasi, sehingga sanggat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, adapun keunggulan lain adalah

-          Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar

-          Meningkatkan efesiensi dan efiktifitas pengelolaan surat menyurat

Proses manajemen perkantoran dan proses surat menyurat dapat langsung diterima tujuan, sehingga menjadi lebih cepat dan tepat waktu.

Semua proses tracking dalam manajemen dokumen dan surat menyurat menjadi lebih cepat dan jauh lebih mudah

Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efesien di instansi pemerintah

TAHAPAN INOVASI

Tahapanan dari Inovasi TERSIRAT adalah:

1.       Persiapan

Kegiatan diawali dengan penjaringan maslah dilapangan dan dilanjutkan dengan penyusunan tim pengelola inovasi. Tahap berikutnya adalah perumusan dan penjaringan ide terkait inovasi. Setelah inovasi dimaksud dicanangkan, dilakukan sosialisasi

2.       Penetapan

Ide awal pengembangan Inovasi TERSIRAT dilakukan pada akhir tahun 2022 yang lalu. Sampai saat ini, Inovasi TERSIRAT juga terus masih dikembangkan agar semakin kompatibel dengan kebutuhan dalam mendukung aktivitas manajemen surat menyurat di Kecamatan Tebing Tinggi Kabupaten Balangan serta mampu menjaring aspirasi masyarakat dalam upaya mendekatkan penerapan kebijakan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

3.           Pelaksanaan

Proses Alur

-        Peniramaan surat

-        Petugas mengagendakan surat dalam buku regester surat masuk

-        Petugas menulis dalam lembar disposisi

-        Petugas menyampaikan surat kepada sekretaris  camat

-        Sekretaris Kecamatan Meneruskan surat kepada camat

-        Camat mencamtukan dalam lembar disposisi

-        Camat menyampaikan surat kepada Sekretaris camat

-        Sekretaris camat meneruskan surat kepada seksi yang membidangi

-        Seksi yang membidangi penanganan atau menindak lanjuti langsung

-        Sekretaris camat memeriksa surat dari seksi yang membidangi

-        Memerintahkan staf untuk menagandakan surat

-         

Tujuan Inovasi

Tujuan dilakukannya Inovasi TERSIRAT di lingkungan  Kecamatan Tebing Tinggi Kabupaten Balangan, yaitu:

a.           meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam hal surat menyurat;

b.           mengimplementasikan konsep e-goverment dalam peningkatan pelayanan administrasi perkantoran.

c.           meningkatkan kinerja birokrasi dalam hal tata kelola administrasi perkantoran.

Manfaat Inovasi

Manfaat yang diperoleh dari Inovasi TERSIRAT, yaitu:

a.           penyelesaian surat akan terselesaikan dengan cepat dan akurat;

b.           menghemat tempat, waktu dan biaya;

c.           mudah dalam pengoperasian karena dapat diakses kapan saja  dan dimana saja.

Hasil Inovasi

Hasil dari adanya Inovasi TERSIRAT yaitu memudahkan pegawai dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya kurang baik sekarang menjadi tertata dan tertib sehingga tata kelola administrasi perkantoran dapat berjalan secara efektif dan efesien.