Portal INOVDA

DASAR HUKUM

Sesuai dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas elektronik di lingkungan instansi Pemerintah. Pemerintah mengimbau pada semua instansi pemerintahan untuk Menyusun tata naskah dinas elektronik (sistem informasi administrasi persuratan) masing-masing yang mengacu pada panduan dalam peraturan tersebut. Lebih lanjut Perpres Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang bertujuan untuk mewujudkan sistem pemerintahan berbasis elektronik yang terpadu baik di instansi pusat maupun pemerintahan daerah. Arsitektur SPBE nasional akan digunakan sebagai acuan

dalam pelaksanaan integrasi proses bisnis, data, infrastruktur, aplikasi dan keamanan SPBE untuk menghasilkan keterpaduan secara nasional.

Salah satu tata naskah dinas yang dijalankan oleh Pemerintah Kabupaten Balangan khususnya Kecamatan Juai adalah disposisi persuratan. Untuk menciptakan efesiensi dan efektifitas, serta mencegah human error tata naskah dinas terutama mengenai lembar disposisi, Bupati Balangan melalui Peraturan Bupati Balangan Nomor 40 Tahun 2021 tentang Pelaksanaan Inovasi Daerah memberikan peluang kepada setiap unit kerja untuk menyelenggarakan inovasi daerah dalam hal tata kelola pemerintahan. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan Desa.

ISU Strategis

Isu strategis Reformasi Birokrasi adalah beberapa hal terkini yang segera direspon oleh pemerintah dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, diantaranya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi. Pesatnya perkembangan teknologi berdampak terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan dengan pemanfaatan teknologi khususnya teknologi digital. Tantangan global menuntut para eksekutif untuk cakap dan respon dalam menjalankan proses-proses pelayanan pemerintahan berbasis digital atau elektronik. Isu ini menjadi penting untuk direspon dalam merumuskan Langkah strategis untuk mewujudkan pemerintahan kelas dunia di tahun 2025. Instansi pemerintah harus melakukan transformasi digital melalui pelaksanaan tata kelola SPBE yang

terpadu dalam rangka mendukung transformasi proses bisnis pemerintahan untuk mewujudkan layanan mandiri, layanan bergerak, dan layanan cerdas fleksibel tanpa batas.

Berdasarkan Perpres Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) seluruh kementerian/lembaga/pemerintah daerah wajib menerapkan SPBE. Dengan melakukan penerapan SPBE yang terpadu, instansi pusat dan pemerintah daerah dapat memenfaatkan bagi pakai data, aplikasi, dan infrastruktur SPBE sehingga dapat meminimalisir duplikasi pengembangan/pembangunan SPBE dan mengurangi pemborosan dalam pembelanjaan TIK. Hal ini akan berdampak pada peningkatan kualitas layanan pemerintahan berbasis elektronik, peningkatan penerapan tata laksana berbasis elektronik, dan terwujudnya tata kelola pemerintahan yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel

Pemanfaatan teknologi informasi dapat menjadi solusi bagi pemerintah dalam proses administrasi persuratan. Melalui Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah dengan jelas menghimbau semua instansi pemerintah untuk menyusun.

Surat masuk membutuhkan disposisi dari pimpinan, dan seringkali membutuhkan waktu untuk mendapatkan disposisi tersebut, karena ketidak beradaan pimpinan di kantor. Tuntutan tugas mengakibatkan para pimpinan di Kabupaten Balangan harus lebih sering berada dilapangan daripada dikantor, yang berakibat disposisi surat terlambat, kadang seperti undangan tidak bisa menunggu pimpinan berada di kantor, undangan sudah sampai waku pelaksanaan.

PERMASALAHAN

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting di suatu instansi, perusahan maupun organisasi, baik untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi (eksternal) maupun di dalam organisasi (internal). Hal-hal terkait dengan kegiatan organisasi yang bersifat resmi selalu dikomunikasikan dalam bentuk surat, baik surat edaran, surat keputusan, surat peraturan, surat perintah tugas, surat pendelegasian wewenang, surat undangan rapat, surat permohonan dan berbagai jenis surat lainnya yang kaitannya dengan kegiatan organisasi. Proses pengelolaan surat sekilas dipandang mudah, namun kenyataannya pengelolaan dan efisiensi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara manual bukanlah perkara yang mudah, hal ini disebabkan karena tingginya human error, sehingga efektifitas dan efissiensi dalam pengelolaan surat menjadi rendah. Permasalahan yang terjadi ini harus menjadi dasar pertimbangan bagi organisasi dalam pengelolaan surat. Pemanfaatan teknologi informasi dapat menjadi solusi bagi pemerintah dalam proses administrasi persuratan. Surat masuk membutuhkan disposisi dari pimpinan, hal ini membutuhkan waktu untuk mendapatkan disposisi tersebut. Tingginya mobilitas pimpinan terutama di Kecamatan Juai yang sering kali harus berada di lapangan mengakibatkan keterlambatan disposisi surat-surat masuk.

Surat-surat yang membutuhkan disposisi akhirnya mengalami penundaan untuk ditindaklanjuti sehingga terlambat diterima oleh pejabat yang seharusnya menerima disposisi tersebut. Maka dari itu dibutuhkan sebuah sistem berbasis internet untuk memudahkan dalam hal pemberian disposisi yang cepat efektif dan efisien. Kendala-kendala tersebut membuat kantor Kecamatan Juai membuat sebuah aplikasi bernama SIDIGIT (Sistem disposisi digital). Direncanakan dan dibuat sendiri oleh sumber daya manusia (SDM) semunya dari kantor kecamatan juai kabupaten balangan.

Proses pengelolaan surat sekilas dipandang mudah, namun kenyataanya pengelolaan dan efisiensi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara manual bukanlah perkara yang mudah, hal ini disebabkan karena tingginya human error, sehingga efektifitas dan efissiensi dalam pengelolalaan surat menjadi rendah.

Surat masuk membutuhkan disposisi dari pimpinan, dan seringkali membutuhkan waktu untuk mendapatkan disposisi tersebut, karena ketidak beradaan pimpinan di kantor. Tuntutan tugas mengakibatkan para pimpinan di Kecamatan Juai harus lebih sering berada dilapangan daripada dikantor, yang berakibat disposisi surat terlambat, kadang seperti undangan tidak bisa menunggu pimpinan berada di kantor, undangan sudah sampai waku pelaksanaan.

Hal tersebut tentu saja menyulitkan staf administrasi yang menangani persuratan di Kecamatan Juai untuk mendapatkan disposisi surat-surat masuk, karena harus menunggu pimpinan berada di kantor. Surat-surat yang membutukan disposisi akhirnya mengalami penundaan untuk ditindak lanjuti sehingga terlambat diterima oleh pejabat  yang menerima disposisi tersebut.

Upaya Sebelum Inovasi

Permasalahan administrasi persuratan sering terjadi di Kecamatan Juai. Hal ini menjadikan proses administrasi memerlukan waktu yang lama dan human error. Proses administrasi di Kecamatan Juai masih dilakukan secara manual dalam bentuk kertas. Kondisi tersebut cukup menghambat penyelanggaraan pemerintahan di Kecamatan Juai, karena tidak berjalan secara efektif dan efisien.

Upaya Setelah Inovasi

Perubahan yang dihasilkan/dicapai setelah berjalannya penggunaan Aplikasi SIDIGIT adalah:

1.        Pimpinan menjadi lebih mudah untuk memberikan disposisi dimanapun berada.

2.         Pejabat yang menerima disposisi mendapat kemudahan sehingga dapat langsung melakukan pekerjaan sesuai disposisi pimpinan.

3.        Pekerjaan pengadministrasian surat menjadi lebih efektif dan efesien.

KEUNGGULAN/KEBAHARUAN 

Keunggulan atau kebaharuan dari aplikasi SIDIGIT adalah kemudahan dalam menggunakannya. Setiap orang yang memiliki akses google dan aplikasi whatsapp dapat dengan mudah memahami dan menggunakannya serta dapat diakses dimana saja tanpa harus ada di kantor.

 TAHAPAN INOVASI

Apikasi SIDIGIT dioperasikan oleh seorang operator, dimana operator ini erpern sebagai kunci untuk meneruskan semua surat masuk untu di disposisi oleh pimpinan. Adapun tahapan inovasi pada aplikasi SIDIGIT adalah sebagai berikut:

1.     Operator Mengisi  google form surat masuk

2.     Mengirimkan link/tautan google form SIDIGIT ke whatsapp pimpinan

3.     Pimpinan mengisi google form yang telah dikirimkan

4.     Operator menerima google form yang sudah di isi dan meneruskannya sesuai dengan disposisi yang diberikan

Tujuan Inovasi Daerah 

Tujuan pembuatan Sidigit untuk membantu menyelesaikan permasalahan administrasi persuratan yang sering terjadi di

Kecamatan Juai, sehingga proses administrasi yang sebelumnya masih menggunakan cara manual dan memakan waktu yang masih digunakan dalam bentuk kertas dan ketika mengalami kesusahan, karena harus menunggu pimpinan dikantor.

A. Manfaat :

1. Memberikan kemudahan pimpinan untuk mendisposisi surat-surat masuk kapanpun dan dimanapun berada.

2. Memberikan kemudahan kepada pejabat yang menerima disposisi untuk dapat langsung melakukann pekerjaan sesuai dengan disposisi pimpinan, kapanpun dan dimanapun berada.

B. Hasil

1Dengan adanya SIDIGIT pekerjaan lebih efektif dan efesien karena disposisi bisa cepat dilakukan sehingga pekerjaan bisa langsung ditindaklanjuti oleh penerima disposisi.

C.Tujuan

Tujuan pembuatan Sidigit untuk membantu menyelesaikan permasalahan administrasi persuratan yang sering terjadi di

Kecamatan Juai, sehingga proses administrasi yang sebelumnya masih menggunakan cara manual dan memakan waktu yang masih digunakan dalam bentuk kertas dan ketika mengalami kesusahan, karena harus menunggu pimpinan dikantor.