Portal INOVDA

Dari berbagai macam permasalahan pelayanan publik yang ada di Indonesia, diperlukan adanya aparatur pemerintah yang mampu mengubah pradigma pelayanan publik yang selama ini masyarakat keluhkan lambat dan berbelit-belit sehingga menjadikan pelayanan publik yang cepat, tepat, efektif dan efesien. Dengan perkembangan teknologi saat ini, mempermudah masyarakat mendapatkan informasi yang diinginkan dengan cepat. Informasi yang dikemas secara digital dapat memudahkan dari segi banyak hal, seperti kapasitas penyimpanan, keamanan, dan akses data. Ketertiban pengelolaan arsip dapat mempengaruhi ketertiban administrasi pada suatu instansi dan mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan dalam menemukan suatu arsip yang dibutuhkan.

Saat ini, pengelolaan dokumen surat pada Kantor Dinas Perhubungan  Kabupaten Balangan Sub Bidang Seksi Angkutan  menyimpan dokumen surat masih secara manual  dan belum ada aplikasi khusus yang menyimpan dokumen-dokumen surat  tersebut, sehingga dari penyimpanan dan keamanan berkas tersebut belum optimal, dengan adanya aplikasi akan memudahkan dalam penyimpanan dokumen surat  dan  akan memiliki backup dari dokumen surat tersebut, sehingga jika kita atau pihak-pihak yang berkepentingan terhadap dokumen surat tersebut dapat lebih mudah dan rapi mengaksesnya.

Isu strategis Reformasi Birokrasi adalah beberapa hal terkini yang segera direspon oleh pemerintah dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik, diantaranya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi. Pesatnya perkembangan teknologi berdampak terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan dengan pemanfaatan teknologi khususnya teknologi digital. Tantangan global menuntut para eksekutif untuk cakap dan respon dalam menjalankan proses-proses pelayanan pemerintahan berbasis digital atau elektronik. Instansi pemerintah harus melakukan transformasi digital melalui pelaksanaan tata kelola SPBE yang terpadu dalam rangka mendukung transformasi proses bisnis pemerintahan untuk mewujudkan layanan mandiri, layanan bergerak, dan layanan cerdas fleksibel tanpa batas.

Hal ini akan berdampak pada peningkatan kualitas layanan pemerintahan berbasis elektronik, peningkatan penerapan tata laksana berbasis elektronik, dan terwujudnya tata kelola pemerintahan yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel.

Dari berbagai macam permasalahan pelayanan publik yang ada di Indonesia, diperlukan adanya aparatur pemerintah yang mampu mengubah pradigma pelayanan publik yang selama ini masyarakat keluhkan lambat dan berbelit-belit sehingga menjadikan pelayanan publik yang cepat, tepat, efektif dan efesien. Dengan perkembangan teknologi saat ini, mempermudah masyarakat mendapatkan informasi yang diinginkan dengan cepat. Informasi yang dikemas secara digital dapat memudahkan dari segi banyak hal, seperti kapasitas penyimpanan, keamanan, dan akses data. Ketertiban pengelolaan arsip dapat mempengaruhi ketertiban administrasi pada suatu instansi dan mempermudah pihak-pihak yang berkepentingan dalam menemukan suatu arsip yang dibutuhkan.

Saat ini, pengelolaan dokumen surat pada Kantor Dinas Perhubungan  Kabupaten Balangan Sub Bidang Seksi Angkutan  menyimpan dokumen surat masih secara manual  dan belum ada aplikasi khusus yang menyimpan dokumen-dokumen surat  tersebut, sehingga dari penyimpanan dan keamanan berkas tersebut belum optimal, dengan adanya aplikasi akan memudahkan dalam penyimpanan dokumen surat  dan  akan memiliki backup dari dokumen surat tersebut, sehingga jika kita atau pihak-pihak yang berkepentingan terhadap dokumen surat tersebut dapat lebih mudah dan rapi mengaksesnya.

Kondisi Sebelum Inovasi

          Belum optimalnya pengelolaan dokumen surat Dinas Perhubungan Sub Bidang Angkutan Bidang Lalu Lintas Dan Angkutan Jalan Kabupaten Balangan.

Pada saat diminta rekap arsip surat, ada beberapa surat yang hilang dan tercecer entah kemana. Maka dari itu diperlukan sebuah aplikasi untuk mengarsipkan surat secara digital. Dengan ini diharapkan pelayanan dari segi pengelolaan data dapat ditingkatkan dan berkelanjutan dengan menerapkan nilai nilai dasar ASN. Isu tersebut sudah sesuai SKP/Topuksi uraian tugas sebagai pengelola data dan jaringan.

Kondisi Setelah Inovasi

Perubahan yang dihasilkan/dicapai setelah berjalannya penggunaan AKU SI UTAN (Aplikasi Dokumen Surat Seksi Angkutan)  adalah :

1.         Pengelola Data menjadi lebih mudah untuk memilah dokumen surat tanpa khawatir dokumen hilang /tercecer.

2.         Pekerjaan pengelola data menjadi lebih mudah untuk melaporkan hasil arsip dokumen kepada Kepala Seksi Angkutan.

3.         Penataan kembali dokumen-dokumen surat sesuai umur arsip berdasarkan tingkat kepentingan.

4.         Penerapan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan menjelaskan bahwa arsip adalah sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media berdasarkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

KEUNGGULAN/KEBAHARUAN

Keunggulan atau kebaharuan dari AKU SI UTAN adalah kemudahan dalam melakukan pemilahan dokumen surat berdasarkan tingkat kepentingan untuk di arsipkan ke dalam aplikasi.

TAHAPAN INOVASI

Tahapan inovasi pada AKU SI UTAN (Aplikasi Dokumen Surat Seksi Angkutan)  adalah sebagai berikut:

1.     Melakukan pemilahan dokumen surat berdasarkan tingkat kepentingan.

2.     Persiapan dokumen untuk digitalisasi.

3.     Login ke Aplikasi sebagai Super User.

4.     Melakukan Tambah Dokumen Surat.

A. Manfaat :

1. Memberikan kemudahan untuk mengidentifikasi dokumen berdasarkan tingkat kepentingan.

2. terklasifikasinya dokumen surat untuk menyampaiakan arsip dokumen pada saat diperlukan.

B. Hasil

Diharapkan dengan adanya AKU SI UTAN dapat memberikan dampak terhadap pengoptimalan sistem yang sudah berjalan khususnya pada sub bidang Angkutan bidang lalu lintas dan angkutan dinas perhubungan kabupaten balangan.

C.Tujuan

Tujuan pembuatan AKU SI UTAN untuk meningkatkan kemampuan pengelola data dalam mengaplikasikan pemenuhan kebutuhan penyelenggaraan administrasi basis data serta mengoptimalkan layanan pengelolaan data dari segi pengarsipn dokumen surat Dinas Perhubungan Sub Bidang Angkutan .