Portal INOVDA

DASAR HUKUM

Standar Pelayanan Kefarmasian adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman bagi tenaga kefarmasian dalam menyelenggarakan pelayanan kefarmasian. Setiap Apoteker dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian yang menyelenggarakan Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas atau fasilitas kesehatan lainnya wajib mengikuti Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 74 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian. Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas meliputi standar pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) dan pelayanan farmasi klinik. Tujuan pengelolaan sedian farmasi dan BMHP adalah untuk menjamin kelangsungan ketersediaan dan keterjangkauan sediaan farmasi dan BMHP yang efisien, efektif dan rasional, meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga kefarmasian, mewujudkan sistem informasi manajemen, dan melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.

ISU STRATEGIS

Isu kurang optimalnya pengelolaan obat kadaluwarsa didapatkan berdasarkan hasil analisis pada Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) di Puskesmas Awayan ditemukan obat kadaluwarsa dalam jumlah yang cukup banyak setiap bulannya. Pada LPLPO bulan Januari 2022 terdapat 1.303 tablet yang telah melewati kadaluwarsa. Pada bulan Februari 2022 terdapat 340 tablet, 67 salep dan 10 sirup yang telah melewati kadaluwarsa. Dan pada bulan Maret 2022 terdapat  172 obat yang telah kadaluwarsa. Selain itu, pada rak penyimpanan obat di ruang farmasi ataupun di gudang obat tidak ada penandaan khusus untuk obat yang mendekati kadaluwarsa misalnya penandaan 3 sampai 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa.

Saat ini pengelolaan obat di UPTD Puskesmas Awayan Kabupaten Balangan belum dilaksanakan dengan optimal khususnya untuk Monitoring tanggal kadaluwarsa obat. Monitoring jumlah stok obat melalui kegiatan stock opname (pencatatan dan penyesuaian jumlah stok) dilakukan setiap akhir bulan namun karena kurangnya tenaga kefarmasian yang bertugas, monitoring tanggal kadaluwarsa obat tidak dilakukan dengan optimal sehingga banyak tidak terdeteksinya obat kadaluwarsa.  Kurang optimalnya pengelolaan obat kadaluwarsa di ruang farmasi dan gudang obat merupakan isu mendesak untuk diselesaikan dengan segera. Permasalahan tersebut sangat mendesak untuk segera dipecahkan karena jika pengelolaan obat kadaluwarsa tidak segera terpecahkan maka akan menyebabkan:

1. Tidak adanya kontrol secara berkala terhadap obat yang akan kadaluwarsa sehingga dapat meyebabkan semakin banyaknya penumpukan obat kadaluwarsa.

2. Meningkatnya resiko kesalahan pemberian obat kadaluwarsa kepada masyarakat sehingga masyarakat mendapatkan pengobatan yang tidak bermutu dan aman.

METODE PEMBAHARUAN

Upaya Yang dilakukan Sebelum Inovasi

 Monitoring jumlah stok obat melalui kegiatan stock opname (pencatatan dan penyesuaian jumlah stok) dilakukan setiap akhir bulan namun karena kurangnya tenaga kefarmasian yang bertugas, monitoring tanggal kadaluwarsa obat tidak dilakukan dengan optimal sehingga banyak tidak terdeteksinya obat kadaluwarsa. Selain itu, tidak adanya penandaan khusus untuk obat yang mendekati kadaluwarsa (3 sampai 6 bulan sebelum tanggal kadaluwarsa) pada rak penyimpanan obat di ruang farmasi ataupun di gudang obat. Pengendalian obat juga kurang optimal akan menyebabkan penumpukan obat kadaluwarsa dan rawan terjadinya kesalahan pengambilan dan penyerahan obat kadaluwarsa karena obat kadaluwarsa disimpan di satu gudang obat yang sama dengan penyimpanan obat lainnya. Oleh sebab itu, perlu dilakukan pengendalian dan monitoring tanggal kadaluarsa obat yang cepat dan mudah agar tidak terjadi penumpukan obat-obatan yang kadaluarsa.

Upaya Yang Dilakukan Setelah Inovasi

Dari beberapa temuan masalah di atas maka salah satu gagasan pemecahan masalah yang akan dilakukan adalah dengan peningkatan pengelolaan obat melalui monitoring tanggal kadaluwarsa obat dengan cara pemberian warna peringatan (warning colour) pada lembar stock opname obat. Cara ini memanfaatkan fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel sehingga setiap kriteria tanggal kadaluwarsa obat mudah dikenali terutama untuk obat yang mendekati tanggal kadaluwarsanya. Pemberian warning colour  ini akan memudahkan Apoteker dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian mengelola obat untuk menentukan tindak lanjut yang perlu dilakukan untuk mengendalikan masalah tersebut.

KEUNGGULAN/KEBAHARUAN

Monitoring tanggal kadaluarsa obat dengan menggunakan metode komputerisasi yaitu memanfaatkan fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel Monitoring di Lembar Stok Opname Obat dan selalu dikomunikasikan dengan dokter penulis resep melalui media Google Spreadsheets dapat mengoptimalkan pengelolaan obat dan semakin memudahkan petugas kefarmasian dalam melakukan identifikasi tanggal kadaluwarsa obat sehingga dapat mencegah pemberian obat yang telah kadaluwarsa dan penumpukan obat kadaluwarsa sehingga mutu dan keamanan obat bagi masyarakat di wilayah kerja  Puskesmas Awayan.

TAHAPAN INOVASI

Tahapan inovasi  MONTADA adalah sebagai berikut:

1. Menyusun rencana kegiatan

Mendata tanggal kadaluarsa obat

2. Melakukan monitoring tanggal kadaluwarsa dengan mengaplikasikan fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel di lembar stok opname  obat sehingga tanggal kadaluwarsa obat dapat dipantau dengan mudah karena secara otomatis akan menampilkan tanda peringatan berwarna (warning colour) berbeda untuk masing-masing obat sesuai tanggal kadaluwarsanya.

Conditional Formatting 

Conditional Formatting adalah salah fitur untuk memungkinkan pengguna mengaplikasikan formatting khusus terhadap cell yang meiliki kriteria khusus. Conditional Formatting sering menggunakan format berbasis warna untuk menandai, menunjukkan, atau membedakan sekelompok informasi dari sekumpulan data yang tersimpan dalam file database. Fungsi Conditional Formatting yang dapat digunakan salah satunya adalah multiple conditions yaitu dengan mengaplikasikan sejumlah rules untuk cell atau lebih. Rules yang diterapkan dapat terdiri dari sejumlah layer yang diterapkan sesuai urutannya. Penerapan Conditional Formatting memudahkan untuk tetap update terhadap data yang dimiliki.

Data obat berupa jumlah stok obat dan tanggal kadaluwarsanya dimasukkan dalam format data di Microsoft Excel kemudian dilakukan pengelompokkan tanggal kadaluwarsanya dengan memanfaatkan fitur Conditional formatting dengan 3 rules berbeda yaitu dikategorikan dengan warning colour secara otomatis dengan tiga warna berbeda yaitu merah untuk obat yang kadaluwarsa < 6 bulan, kuning untuk kadaluwarsa 6-12 bulan dan hijau untuk obat dengan kadaluwarsa >12 bulan. Dengan warning colour otomatis ini  bertujuan untuk memudahkan dalam petugas kefarmasian mengidentifikasi tanggal kadaluwarsa obat sehingga monitoring dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

3. Membuat daftar obat yang hampir mendekati kadaluwarsa dan memberi label warning colour pada rak penyimpanan obat,   warna merah untuk obat yang kadaluwarsa < 6 bulan, kuning untuk kadaluwarsa 6-12 bulan dan hijau untuk obat dengan kadaluwarsa >12 bulan

4. Mengkomunikasikan dengan dokter penulis resep dengan daftar obat yang mendekati kadaluwarsa dan dengan media google spreadsheet dan menginformasikan obat-obat yang stok macet > 3 bulan dapat diresepkan agar persediaan obat kadaluwarsa dapat seminimal mungkin.

Google spreadsheets 

Google spreadsheets merupakan perangkat lunak bebasis web yang dikembangkan oleh Google untuk membuat tabel, perhitungan sederhana atau pengolahan data dengan kemudahan dalam melakukan kolaborasi antarpengguna. Tujuan dari gagasan kreatif ini untuk kemudahan dan kecepatan dokter penulis resep untuk mengakses nama-nama obat yang tersedia beserta tanggal kadaluwarsanya karena dapat langsung mengakses link yang telah diberikan. Selain itu, daftar obat yang tersimpan dapat selalu terupdate jika terdapat perubahan setiap waktunya.

5. Membuat area untuk obat yang rusak/kadaluwarsa

Area  untuk obat yang rusak/kadaluwarsa dilakukan sebagai salah satu penerapan inisiatif dan gagasan kreatif. Label dibuat dengan mencetak dalam bentuk spanduk kecil agar tidak mudah robek dan dapat digunakan dalam jangka waktu lama. Pembuatan area untuk penyimpanan obat rusak/kadaluwarsa ini bertujuan untuk memisahkan obat kadaluwarsa dengan obat yang masih dalam kondisi baik dan jauh dari masa kadaluwarsanya.

6. Melakukan evaluasi kegiatan dan menyampaikan hasil laporan kegiatan.

TUJUAN INOVASI

1. Mewujudkan visi Puskesmas Awayan, yaitu “Mewujudkan Masyarakat Sehat dan Mengutamakan Pelayanan Kesehatan” dan misi Puskesmas “memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata dan terjangkau”; dan

2. Meningkatkan pengelolaan obat melalui monitoring tanggal kadaluwarsa obat sesuai sehingga mengurangi penumpukan obat kadaluwarsa serta meningkatkan keamanan obat bagi masyarakat di wilayah kerja  Puskesmas Awayan.

MANFAAT INOVASI

1. Pemberian label warning colour sesuai kriteria tanggal kadaluwarsanya dengan warna merah, kuning dan hijau lebih meningkatkan kewaspadaan dalam monitoring tanggal kadaluwarsa obat sehingga dapat mendukung dan mewujudkan visi  Puskesmas Awayan, yaitu Mewujudkan Masyarakat Sehat dan Mengutamakan Pelayanan Kesehatan serta mendukung misi Puskesmas yaitu Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata dan terjangkau.

2. Monitoring tanggal kadaluarsa obat dengan menggunakan metode komputerisasi yaitu memanfaatkan fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel Monitoring di Lembar Stok Opname Obat dan selalu dikomunikasikan dengan dokter penulis resep melalui media Google Spreadsheets dapat mengoptimalkan pengelolaan obat dan semakin memudahkan petugas kefarmasian dalam melakukan identifikasi tanggal kadaluwarsa obat sehingga dapat mencegah pemberian obat yang telah kadaluwarsa dan penumpukan obat kadaluwarsa sehingga mutu dan keamanan obat bagi masyarakat di wilayah kerja  Puskesmas Awayan.

HASIL INOVASI

1. Meningkatkan pengelolaan obat melalui monitoring tanggal kadaluwarsa dengan fitur Conditional Formatting pada Microsoft Excel di Lembar Stok Opname obat. Penerapan Conditional Formatting memudahkan untuk tetap update terhadap data yang dimiliki. Dengan warning colour otomatis ini  memudahkan petugas kefarmasian dalam mengidentifikasi tanggal kadaluwarsa obat sehingga monitoring dapat dilakukan dengan  mudah dan cepat.

2. Pemberian label warning colour dengan tiga label warna berbeda pada rak penyimpanan obat dan gudang obat dapat meningkatkan monitoring obat sehingga ketika dilakukan pengambilan obat dapat langsung terlihat dengan jelas tanggal kadaluwarsanya. Selain itu, dengan warning colour terutama dengan warna merah meningkatkan kewaspadaan petugas kefarmasian dalam pengambilan dan penyerahan obat kepada pasien.

3. Pembuatan daftar obat yang mendekati kadaluwarsa dengan media google spreadsheets dengan tujuan kemudahan dan kecepatan dokter penulis resep untuk mengakses nama-nama obat yang tersedia beserta tanggal kadaluwarsanya karena dapat langsung mengakses link yang telah diberikan. Selain itu, daftar obat yang tersimpan dapat selalu terupdate jika terdapat perubahan setiap waktunya.

4. Tersedianya area untuk obat yang rusak/kadaluwarsa. Label dibuat dengan mencetak dalam bentuk spanduk kecil agar tidak mudah robek dan dapat digunakan dalam jangka waktu lama. Pembuatan area untuk penyimpanan obat rusak/kadaluwarsa untuk memisahkan obat kadaluwarsa dengan obat yang masih dalam kondisi baik dan jauh dari masa kadaluwarsanya.